Privacybeleid

BiJeVa vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

Bij hulpverlening en ondersteuning aan ouder(s) en hun minderjarige kinderen is het uitsluitend de bezielster van BiJeVa vzw mevrouw Anny De Windt die ter plaatse persoonsgegevens en daarop voorkomende informatie alleen maar afleest van een papieren drager en die drager nadien teruggeeft aan de eigenaar.

De persoonsgegevens die men eventueel dient in te geven om beeldmateriaal te bekijken dat door ons in een afgeschermde omgeving op BiJeVa-sites is geplaatst wordt door BiJeVa vzw niet verwerkt (verwerkingsactiviteiten: van bij de ontvangst, het verzamelen of de input van de gegevens tot uiteindelijke vernietiging, archivering of het doorsturen van gegevens) maar vernietigd één dag na het inloggen.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we per categoriebetrokkenen verzamelen, hoe wij omgaan met persoonsgegevens en die drager nadien. Wij doen er alles aan om hun privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. BiJeVa vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (in het Engels GDPR staat voor General Data Protection Regulation).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en typepersoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als BiJeVa vzw  zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

BiJeVa vzw Hazestraat 71 – 9620 Zottegem  privacy@bijeva.be Telefoon : 0499/24 54 36

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door BiJeVa vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• om activiteiten te kunnen organiseren en te kunnen deelnemen aan die activiteiten van BiJeVa vzw, in voorkomend geval registratie van betaling, bevestiging inschrijving en in voorkomend geval van betaling; om je kandidatuur als vrijwillig(st)er in te dienen; om contractuele verplichtingen in het kader van samenwerking met vrijwilligers en freelancers te kunnen naleven; het bekomen van een extra financiële tegemoetkoming door erkende en gesubsidieerde professionele sociale organisaties; 
• het bekomen van centen door Stichtingen op basis van erkenning als zorgpartner(uitvoering overeenkomst);
• om een activiteit behoorlijk te kunnen uitvoeren en de belangen, grondrechten of individuele vrijheden van de betrokkene niet zwaarder doorwegen, (gerechtvaardigd belang); 
• om meedoen en activering van gezinsleden die geconfronteerd worden met sociale en economische beperkingen te stimuleren. Voor iedereen is meedoen aan de samenleving belangrijk. Het gaat om studeren, werken maar ook om het hebben van sociale contacten, het deelnemen en bijdragen aan de maatschappij. Sommige kunnen dit op eigen kracht, anderen hebben daarbij ondersteuning nodig. (doel of missie vereniging); 
• het mailverkeer via nieuwsbrieven, rechtstreekse mailing en het per post versturen van uitnodigingen, terugkoppelingen en het op de hoogte houden over deinterne werking en activiteiten ; het maken van gerichte en niet-gerichte beeld- en geluidsopname tijdens deelnemen aan de vakanties of activiteiten of het krijgen van hulp en ondersteuning van BiJeVa vzw; het publiceren van voornoemde gerichte en niet-gerichte beeld- en geluidsopname op plaatsen en voor specifieke doelen vastgelegd in een overeenkomst;  (vrije, actieve en specifieke toestemming betrokkene);
• uit (dringende) medische noodzaak tijdens deelname aan onze buitenhuisvakanties bv. medische fiche, (vitaal belang);
• het bekomen van subsidiëring door de overheid op basis van decretale erkenning; samenwerking met lokale overheid;  het uitgeven van fiscale attesten aan donateurs; om wettelijke verplichtingen in het kader van samenwerking met vrijwilligers en freelancers te kunnen naleven; de uitvoering VZW-wet bv. lijst van vrijwilligers bijhouden, register effectieve leden bijhouden, neerlegging/publicatie van gegevens bestuurders, (wettelijke verplichting);
• bij  een taak die bij of krachtens de wet is opgedragen  bv. de politie die gegevens opvraagt met referentie naar een onderzoek, op voorwaarde dat ze gemachtigd is door het Openbaar Ministerie, (algemeen belang of openbaar gezag).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken (vragen, aflezen van een papieren drager, horen, ontvangen, verzamelen, raadplegen,

verspreiden, koppelen, opslagen/registreren/archiveren en vernietigen):

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail; 
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : rijksregisternummer;
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;
• Andere persoonsgegevens: opleiding en vorming, beroep en betrekking, bankrekeningnummer, deelname initiatieven en activiteiten BiJeVa vzw, samenstelling gezin, leefgewoonten, cliënt schap bij professionele hulporganisaties, fysieke gegevens, psychische gegevens, financiële bijzonderheden, gerechtelijke gegevens, locatie gegevens, ID gegevens over digitale apparaten die met internet verbonden worden, beeldopname en geluidsopname.

Persoonsgegevens die alleen maar afgelezen worden van een papieren drager en die nadien teruggegeven wordt aan de eigenaar zijn: cliënt schap bij professionele hulporganisaties, financiële bijzonderheden, gerechtelijke gegevens.

Persoonsgegevens waar alleen maar naar geluisterd wordt zijn: samenstelling gezin, leefgewoonten

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving voor o.a. bekendmaking van ons goed doel, inschrijving deelname aan activiteiten of als vrijwillig(st)er, maar ook online briefing met betrekking tot onze activiteiten aan de betrokken vrijwillig(st)ers met opvolging van het gebruik daarvan (one.com webhosting);
• het zorgen van  meer info over ons cookiebeleid op de websites van BiJeVa vzw(WP plugin);  
• het verzorgen van opmaak online formulieren of login schermen op de websites van BiJeVa vzw (formdesk.nl);
• het verzorgen van opmaak van digitale publicaties bv. e-magazine, e-beeldverslag activiteit… op de websites van BiJeVa vzw en sociale netwerken (3dissue.com en );
• het bekomen van centen op basis van erkenning als zorgpartner(Stichting Pelicano);  
• Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of die als verwerker van uw persoonsgegevens BiJeVa vzw niet hebben laten weten in orde te zijn met de nieuwe Europese privacywet GDPR.

Zodoende hebben deze partijen (verwerkers) waar BiJeVa vzw al dan niet tegen betaling met samenwerkt zich verbonden om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken (aan derden doorgeven), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU en aan hun Europese klanten niet bewijzen in orde te zijn met de nieuwe Europese privacywet GDPR.

Minderjarigen


Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn


BiJeVa vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (bv. medische fiche van deelnemer aan BiJeVa-vakantie wordt vernietigd één dag na einde vakantie tenzij in een voorkomend voorval het ziekenfonds en/of een verzekeringsmaatschappij tussenkomt, dan gebeurt de vernietiging pas bij het afsluiten van het schadedossier) en maximaal 5 jaar na laatste gebruik, dan wel op grond van de wet is vereist.

Wilt u bij het bepalen van een bewaartermijn rekening houden dat verwijderde gegevens bij BiJeVa vzw nog één maand in een digitale ‘prullenbak’ aanwezig zijn? Dit is nodig zodat een onbedoelde of te vroege verwijderactie ongedaan gemaakt kan worden. Daarnaast zijn de gegevens nog aanwezig in de back-ups die we van de database maken en die één maand bewaard blijven. Deze back-ups zijn nodig om bij een calamiteit de gehele database te kunnen herstellen. Dus na die twee maanden zijn verwijderde gegevens definitief en onherroepelijk weg bij BiJeVa vzw.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Uitsluitend de bezielster mevrouw Anny De Windt en de dienstdoende voorzitter van BiJeVa vzw kunnen in hoofde van hun staat kennis nemen van uw gegevens deze verwerken en opslaan. Zij zijn gehouden aan geheimhouding daarvan, dit door het tekenen van een afsprakennota (verplicht bij Wet betreffende de rechten van vrijwilligers van 3 juli 2005) waarin de geheimhouding is opgenomen. Ook gaven zij als effectief lid en/of bestuurslid met de eed/belofteaflegging (al dan niet in een Algemene Vergadering of bestuursvergadering) aan  dat zij de geheimhouding zullen nakomen. Alle andere personen die namens BiJeVa vzw tijdens de uitvoering van een hulpverlenende of een ondersteunende taak van uw gegevens kennis kunnen nemen/krijgen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij zijn gehouden aangeheimhouding daarvan door het tekenen van een afsprakennota waarin de geheimhouding met opgave van sancties en het verhalen van schadeloosstelling bij schending ervan zijn opgenomen en krachtens art. 458 van het strafwetboek.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

Onze systemen zijn:  

• losse externe harde schijven en meer dan één Nas (opslagmedium: Network Attached Storage) met elk meer dan één harde schijf slot waarin de harde schijven in een RAID-opstelling zijn geplaatst(Redundant Array of Independent Disks, een systeem van meerdere harde schijven waarop dezelfde gegevens simultaan worden weggeschreven). De losse externe harde schijven worden na elk gebruik op een geheime plaats (uitsluitend gekend door de voornoemde bezielster en de dienstdoende voorzitter) achter slot bewaard. De Nassen staan op een geheime plaats opgesteld (enkel gekend door de dienstdoende voorzitter en één IT-vrijwilligger).  
• Cloud storage bij twee cloud diensten: Backblaze en IDrive 
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken op de losse externe harde schijven en deze geplaatst in een NAS, back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. De algemene regel is dat onze vrijwilligers geen toegang krijgen en hebben op onze systemen. In voorkomend geval zij die toegang moeten hebben zorgen wij er voor dat de vrijwilligers dienen in te loggen als individuele gebruiker en registreren wij hun inloggen. Bovendien geraakt men pas ingelogd na aanvaarding van enkele afspraken, aangegeven op het inlogscherm, over de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.  Bovenaan deze privacy verklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website  http://www.bijeva.be/). (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren).

Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u gratis bezwaar(verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.  U kunt zich altijd gratis en zonder rechtvaardiging verzetten als de verwerking van uw gegevens gebeurt voor direct marketingdoeleinden.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om gebruik te maken van het recht om vragen te stellen en het recht van toegang tot uw gegevens kan u een verzoek daartoe richten naar privacy@bijeva.be .

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.  Om u te verzetten dient u per brievenpost een gedateerd en ondertekend verzoek vergezeld van een kopie van uw identiteitsbewijs te sturen naar BiJeVa vzw, Katstraat 15 – 9340 Lede. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de  Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

BiJeVa vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 23 mei 2018.  Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail (privacy@bijeva.be) als u deze wilt raadplegen.

___________________________